零售及消费品
奢侈时装品牌实现形式发票抓取与发送自动化
一家奢侈时装品牌的财务团队，此前须手工响应各门店的形式发票请求：阅读每封请求邮件、在内网搜索发票、下载 PDF，再回复请求门店、收货门店及双方的市场物流联系人 — 每单约两天，日复一日。我们构建了一个机器人，从邮箱接收每个请求、搜索并下载发票、发出回复，并保持状态记录更新 — 所有异常一律上报，绝不遗漏。
使用技术：RPA 流程自动化开发、流程自动化
1问题
- 各门店通过邮件附上结构化 Excel 表单申请形式发票 — 财务人员每天逐单手工处理。
- 每个请求都要在内网搜索正确的发票、下载 PDF，并回复请求门店、收货门店及双方的市场物流联系人。
- 每单平均处理时间长达两天，长期占用一名全职人员。
- 状态总表须人工更新；搜索不匹配、页面加载失败等情况的重试也容易遗漏。
2我们的做法
- 1无人值守的机器人监控邮箱，读取标准格式的请求邮件，并直接从正文的结构化表单中抓取搜索条件。
- 2每次运行前先检查总表中的新请求、错误及未完成项目 — 之前失败的任务自动重试，无需等人发现。
- 3逐个请求在内网搜索、下载形式发票 PDF，并与请求一并归档。
- 4自动回复请求门店、收货门店及双方的市场负责联系人 — 附上发票。
- 5总表逐单更新状态：已完成、未完成、错误或重复 — 同一邮件内的重复请求也一并识别。
- 6异常绝不静默失败：搜索不匹配、空白结果页及下载失败均记录在案，并通过异常邮件上报。
- 7在客户的远程环境无人值守运行，浏览器及内网登录会话预先配置，实现全自动每日运行。